En premier lieu, nous vous donnerons accès à votre propre site personnalisé de confirmation des présences, que les élèves et les familles pourront utiliser pour manifester leur intérêt quant à votre réunion et indiquer s’ils ont l’intention d’y assister ou non. Une fois votre site bien en place, il est temps de commencer à faire passer le mot sur votre réunion!

Plus il y aura de gens au courant de votre voyage à venir, plus il y aura d’engouement dans votre école et votre communauté. Mais comment transmettre le message au plus grand nombre de personnes possible? C’est là une excellente question.

De nombreux responsables de groupe trouvent utile de constituer une équipe d’enseignants pour les aider à promouvoir leur réunion. Lorsque vous choisissez les enseignants à contacter, posez-vous les questions suivantes :

• Qui sont les autres enseignants ou membres de la communauté qui, comme moi, croient en l’importance des voyages culturels?

• Quels clubs ou activités extrascolaires pourraient avoir des membres intéressés par cette occasion?

• Mon directeur d’école ou un autre administrateur pourrait-il soutenir mes efforts de promotion?

• Qui pourrait être un bon chaperon potentiel pour mon voyage?

Veillez à inviter autant d’élèves que possible. En limitant vos invitations à un petit groupe, vous pourriez vous retrouver avec très peu de participants. De plus, les élèves pourraient se sentir exclus. Voici quelques moyens d’informer les élèves de votre réunion :

• Envoyez des invitations personnalisées aux élèves qui, selon vous, pourraient réellement bénéficier de votre voyage;

• Installez des affiches (que nous vous enverrons) dans votre école;

• Contactez un élève particulièrement enthousiaste quant à votre voyage pour savoir s’il peut vous aider à passer le mot aux autres élèves.

Enfin, assurez-vous de jeter un coup d’œil à tous les outils et ressources qu’EF fournit aux responsables de groupe pour la planification de leur voyage. Et bien sûr, n’hésitez pas à contacter votre conseiller en voyages culturels pour toute question; il sera là pour vous aider à chacune des étapes.

Vous savez déjà que votre voyage sera incroyable. Veillez à ce que vos élèves le sachent, eux aussi! Si vos élèves sont vraiment enthousiastes à l’idée de partir en voyage, ils seront beaucoup plus enclins à convaincre leurs parents ou tuteurs d’assister à votre réunion. N’hésitez pas à faire preuve de créativité dans votre façon de susciter l’engouement, ou utilisez nos conseils :

• Réfléchissez à des leçons ou des jeux éducatifs passés où les élèves étaient vraiment intéressés, et utilisez ces mêmes activités pour partager des informations sur votre voyage;

• Mettez à jour votre programme ou vos plans de cours pour ajouter des détails sur votre itinéraire;

• Découvrez les outils et les ressources que nous avons trouvés particulièrement utiles pour encourager les élèves à voyager.

Lorsque vous faites la promotion de votre voyage, pensez à la manière dont les clubs et les enseignants de votre école communiquent avec les élèves et les parents. Pour commencer, réfléchissez à la façon dont vous communiquez avec les parents au sujet des mises à jour importantes en classe. Utilisez-vous une application particulière, ou encore envoyez-vous des courriels ou des brochures à emporter à la maison? Ces méthodes pourraient tout aussi bien fonctionner pour promouvoir votre réunion d’information.

Pensez également à la manière dont votre école communique les fermetures à l’ensemble du district. Un service de messagerie texte est-il employé? Une chaîne téléphonique est-elle en place? Envoie-t-on des courriels? Envisagez d’utiliser ces méthodes, vous aussi.

Enfin, réfléchissez à la manière dont votre école communique les informations sur les événements à venir, par exemple les retrouvailles. Que votre école utilise un système de dépliants numériques comme Peachjar, des annonces à l’échelle de l’école ou un autre système, vous pouvez vous servir de ces mêmes tactiques pour passer le mot quant à votre réunion.

Comme toujours, n’hésitez pas à contacter votre conseiller en voyages culturels pour toute question.